24.05.2023 17:17 Son Güncelleme: 24.05.2023 17:24 Resmi Yazışma Kuralları Nelerdir? Resmi yazışmalar fiziksel veya elektronik ortamlarda yapılabilir. Bu yazışmalar esnasında uyulması gereken birtakım kurallar vardır. Bu kurallara uygun yazı yazılması önemlidir. Bu kurallar aşağıdaki gibidir; - Resmi yazışmalar her zaman A4 boyutundaki bir kağıda yazarak aktarılmalıdır. Kağıt üzerinde tarih ve sayı belirtilmesi gerekir. - Muhatap olan kişinin ismi ve soyisim yazılır. Mutlaka mesleki kariyeri ve unvanı belirtilmelidir. - Yazıdaki harfleri hiçbir zaman büyük harfler ile yazmayın. Hiçbir emoji eklemeyin. - Yazdığınız yazışma birden çok kişiye ulaşacaksa dağıtım yerlerine ibaresini eklemeyi unutmayınız. - Resmi yazıyı alt makama yazıyorsanız rica ederim, üst makama yazıyorsanız arz ederim şeklinde bitirmeye özen gösterin. - Belgeler elektronik veya ıslak imzalı olmalıdır. - Ek ile olan dosyalar mutlaka bulunmalıdır. - Zaman kısıtlaması olan durumlarda yazıyı günlü veya acele ibaresi eklenir. - Gelen yazı anlaşılmıyorsa iade edilir. Resmi Yazışmalarda Nelere Dikkat Edilmelidir? 1- Yazım Öncesi Aşama: Resmi yazı öncesi dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bu hususlar; - Gelen yazıya cevap olarak hazırlanmak istenen yazılarda vurgular ve istenilenlere dikkat edilmelidir. - Maddeler halinde değil mevzuatın geneli ve diğer mevzuatlarla ilgili karşılaştırma yapılmalıdır. - Her yazışma türünün kendine has özellikleri vardır. Bunun için ilk olarak yazının türüne karar verilmesi gerekir. - Uzun bir yazı hazırlanıyorsa konu bütünlüğünde kopmalar olmaması için taslak metin hazırlanmalıdır. - Yazışma kendi anladığınız şekilde değil karşı tarafın anlayacağı bir şekilde kurgulanmalıdır. 2- Metin Hazırlama Aşaması - Metin hazırlama sürecinde giriş, gelişme ve sonuç kısmı ayrılarak hazırlanmalıdır. - Yazılarda yazı tipi Times New Roman (12 punto) ya sa Arial (11 punto) geçerlidir. - Sayfanın her alanında 2,5 cm boşluk bırakılmalıdır. - Sayı ve tarih aynı hizaya yazılmalıdır. Tarih sağ tarafta olur. - Giriş bölümünde yazıveyair ilk izlenim verilmelidir. Kişinin dikkatini çekmek için kullanılacak ifadeler özenle seçilmeli ve yazının devamında beklenti oluşturulmalıdır. - Gelen bir yazıya cevap olarak hazırlanıyorsa yazı özetlenmeli ve sonraki bölümün mevcut durum veya yazıveyair eleştirilere yer verilmelidir. Değerlendirme, talep ve kesin hükümler de yazılmalıdır. 3- Metnin Sonuçlandırılması - Metinde açıklık, doğruluk, yakınlık ve diğer paragraflarla olan ilişkiye dikkat edilmelidir. Dil bilgisi yönünden hataya yer verilmemelidir. Metin imzaya sunulmadan hemen önce dil bilgisi hataları varsa düzeltilmelidir. - Tekrar ifadelerine yer verilmemelidir. Çünkü bu ifadeler kullanılırsa metin değersizleşir ve anlam kayar. Bu sebeple paragraf birbirinden bağımsız anlatımları içermesine dikkat edilmelidir. - Paragraflar çok uzun olmamalıdır çünkü uzun paragraflar okur tarafından sıkıcı bulunur ve anlatılmak istenenden uzaklaşır. Bu sebeple kısa paragraflar yazmaya özen gösterin. - Yazının son kontrolleri yapılmalıdır. Kontrol edilerek hatalar minimuma indirilmelidir, bu sebeple uygulama kullanılabilir. - Metnin içeriği kadar şeklide önemlidir. Şekil özelliklerden uzak olmamalıdır. Mektup Nasıl Yazılır, Nelere Dikkat Edilmelidir? Mektup Yazma Kuralları Nelerdir?
